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Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de DentalNote

Última actualización: 26 de agosto de 2026

Versión: 1.0

DentalNote reconoce la especial importancia de proteger la información personal y clínica tratada mediante su plataforma.

Esta Política de Privacidad explica qué información puede ser tratada, para qué se utiliza, cuál es el rol de DentalNote y de los prestadores de salud que utilizan el servicio, qué proveedores tecnológicos participan en su operación, qué medidas de protección se aplican y cuáles son los derechos de las personas respecto de sus datos personales.

Esta política se aplica a la plataforma DentalNote, al sitio web dentalnote.cl y a los servicios asociados proporcionados por DentalNote.

DentalNote desarrolla su actividad de acuerdo con la legislación chilena aplicable, incluyendo la Ley N.º 19.628 sobre protección de la vida privada y datos personales, la Ley N.º 20.584 sobre derechos y deberes de las personas en relación con acciones vinculadas a su atención de salud y demás normativa aplicable a las fichas clínicas.

Esta política ha sido además estructurada considerando anticipadamente las modificaciones introducidas por la Ley N.º 21.719 sobre protección y tratamiento de datos personales, cuya entrada en vigencia se encuentra prevista para el 1 de diciembre de 2026.

1. Identificación de DentalNote

DentalNote es un servicio tecnológico de gestión clínica y administrativa orientado principalmente a odontólogos, clínicas y centros odontológicos.

El servicio es operado por:

DentalNote

Responsable: Sebastián Andrés Sánchez Aguilera, persona natural

RUT: 19.672.418-4

Domicilio: El Carmen 1545, Maipú, Chile

Correo de privacidad: privacidad@dentalnote.cl

2. Rol de DentalNote y del prestador de salud

La responsabilidad sobre el tratamiento depende del tipo de información involucrada.

Datos de pacientes

Cuando una clínica, centro odontológico, odontólogo u otro prestador de salud utiliza DentalNote para registrar o administrar información de sus pacientes, dicho prestador determina las finalidades del tratamiento y es el responsable de los datos personales y clínicos de sus pacientes.

En estas circunstancias, DentalNote actúa como encargado del tratamiento, proporcionando la infraestructura tecnológica necesaria para almacenar, organizar, consultar, proteger y gestionar la información conforme a las instrucciones del prestador y a las características del servicio contratado.

DentalNote no adquiere derechos sobre la información clínica de los pacientes ni puede utilizarla para finalidades propias incompatibles con la prestación del servicio.

El prestador de salud es responsable, entre otras materias, de:

  • determinar la legitimidad del tratamiento de los datos de sus pacientes;
  • obtener los consentimientos o autorizaciones que correspondan;
  • mantener información correcta y actualizada;
  • administrar adecuadamente los permisos otorgados a sus trabajadores y colaboradores;
  • atender las solicitudes de sus pacientes respecto de sus fichas clínicas;
  • cumplir las obligaciones legales de conservación de información clínica;
  • exportar y conservar la información cuando deje de utilizar DentalNote.

DentalNote mantiene, por su parte, las obligaciones que le corresponden como proveedor tecnológico y encargado del tratamiento, incluyendo deberes relacionados con confidencialidad, seguridad, disponibilidad, control de acceso y tratamiento conforme a las instrucciones del responsable.

Datos propios de DentalNote

DentalNote actúa directamente como responsable respecto de los datos necesarios para administrar su relación con clientes y usuarios, incluyendo registro de cuentas, contratación, administración del servicio, soporte, comunicaciones, seguridad y facturación.

3. Información que puede ser tratada

Dependiendo de las funciones utilizadas por cada organización, DentalNote puede tratar las siguientes categorías de información:

Identificación y contacto

Nombre y apellidos, RUT u otro documento de identificación, fecha de nacimiento, sexo, domicilio, teléfono, correo electrónico y otros antecedentes necesarios para identificar o contactar al paciente.

Información clínica y de salud

Antecedentes médicos y odontológicos, anamnesis, alergias, diagnósticos, odontogramas, evoluciones clínicas, tratamientos, prestaciones, recetas, indicaciones, procedimientos y demás antecedentes relacionados con la atención.

Documentos e imágenes

Radiografías, fotografías clínicas, exámenes, documentos, consentimientos informados, archivos relacionados con tratamientos y otros antecedentes incorporados por el prestador.

Firmas y representantes

Firma del paciente cuando corresponda y antecedentes de padres, madres, representantes legales o adultos responsables en los casos en que sea necesario.

Información administrativa y financiera

Presupuestos, prestaciones, pagos registrados, previsión de salud, Fonasa, Isapre u otros antecedentes administrativos incorporados por el prestador.

Agenda y comunicaciones

Citas, fechas, horarios, confirmaciones, cancelaciones, solicitudes de reagendamiento, recordatorios y enlaces utilizados para gestionar citas.

Usuarios de DentalNote

Nombre, correo electrónico, clínica u organización a la que pertenecen, perfil, rol, permisos y demás antecedentes necesarios para administrar el acceso a la plataforma.

Información técnica y de seguridad

Dirección IP, información relacionada con sesiones, autenticación, accesos, descargas, exportaciones, errores, eventos de seguridad y demás registros técnicos necesarios para operar y proteger la plataforma.

Información de soporte

Correos electrónicos y antecedentes entregados voluntariamente a DentalNote para resolver consultas, incidencias técnicas o solicitudes relacionadas con el servicio.

4. Origen de la información

La información tratada mediante DentalNote puede provenir:

  • directamente de los usuarios que utilizan la plataforma;
  • de las clínicas o profesionales que registran información de sus pacientes;
  • de los propios pacientes cuando entregan antecedentes al prestador;
  • de documentos o archivos incorporados por usuarios autorizados;
  • automáticamente del funcionamiento técnico de la plataforma, como registros de seguridad y autenticación.

DentalNote no obtiene bases de datos clínicas de terceros con fines comerciales ni recopila información clínica desde fuentes públicas para incorporarla a perfiles de pacientes.

5. Finalidades del tratamiento

DentalNote procesa información en la medida necesaria para proporcionar y proteger sus servicios.

Entre las finalidades se encuentran:

  • gestionar fichas clínicas;
  • mantener odontogramas y evoluciones;
  • administrar pacientes;
  • gestionar citas y agenda;
  • registrar tratamientos y prestaciones;
  • generar y almacenar presupuestos;
  • administrar recetas y documentos;
  • almacenar radiografías, fotografías y otros archivos clínicos;
  • gestionar consentimientos y documentos firmados;
  • gestionar usuarios, perfiles, roles y permisos;
  • permitir la consulta y exportación de información;
  • enviar comunicaciones relacionadas con el servicio o las citas;
  • autenticar usuarios;
  • prevenir accesos no autorizados;
  • registrar determinadas acciones relevantes para seguridad y trazabilidad;
  • generar respaldos para recuperación ante incidentes;
  • proporcionar soporte;
  • mantener, mejorar y asegurar el funcionamiento técnico de DentalNote.

Los datos clínicos de los pacientes no son vendidos ni comercializados.

DentalNote tampoco utiliza la información clínica de los pacientes para publicidad dirigida ni para crear perfiles comerciales de los pacientes.

6. Bases y legitimidad del tratamiento

Cuando DentalNote actúa como encargado del tratamiento, corresponde al prestador de salud determinar la base que legitima el tratamiento de los datos de sus pacientes y obtener las autorizaciones que correspondan conforme a la legislación.

DentalNote trata esos datos exclusivamente para prestar el servicio contratado y conforme a las instrucciones del prestador.

Respecto de la información respecto de la cual DentalNote actúa directamente como responsable, el tratamiento se realizará cuando exista una habilitación permitida por la legislación aplicable, incluyendo consentimiento cuando sea requerido, obligaciones legales y aquellas bases de legitimidad que resulten aplicables a la relación contractual y operación del servicio.

A partir de la entrada en vigencia de la Ley N.º 21.719 se aplicarán además las bases de licitud, condiciones y obligaciones establecidas por dicha normativa.

7. Información clínica y datos sensibles

La información relacionada con la salud de una persona requiere un nivel especialmente alto de protección.

La información contenida en fichas clínicas, estudios, documentos y registros de procedimientos o tratamientos constituye información sensible conforme a la legislación chilena.

DentalNote trata esta información únicamente en la medida necesaria para proporcionar los servicios solicitados por el prestador.

Los accesos a información clínica se encuentran sujetos a mecanismos de autenticación, permisos y controles asociados a la clínica y al perfil del usuario.

8. Conservación legal de fichas clínicas

La legislación chilena establece que los prestadores de salud deben conservar las fichas clínicas durante un período de al menos quince años.

Esta obligación corresponde al prestador de salud.

DentalNote proporciona herramientas destinadas a facilitar el almacenamiento, consulta y exportación de dicha información mientras exista una relación de servicio.

La terminación de una suscripción a DentalNote no extingue ni transfiere las obligaciones legales del prestador respecto de la conservación de las fichas clínicas.

El prestador es responsable de exportar y conservar la información necesaria antes de que sea eliminada de DentalNote conforme al procedimiento de término del servicio establecido en esta política.

9. Menores de edad y representantes

DentalNote permite que los prestadores registren información clínica de niños, niñas y adolescentes cuando sea necesario para proporcionar atención de salud.

Corresponde al prestador determinar las autorizaciones y requisitos legales aplicables en cada caso.

Cuando corresponda, los consentimientos, autorizaciones y demás documentos deberán ser suscritos por el representante legal o adulto responsable habilitado para ello.

DentalNote permite incorporar antecedentes necesarios para identificar a dicho responsable.

10. Inteligencia artificial

DentalNote no utiliza actualmente sistemas de inteligencia artificial para analizar autónomamente fichas clínicas, diagnósticos, radiografías, antecedentes médicos o información de pacientes.

Los datos de pacientes almacenados en DentalNote no son utilizados para entrenar modelos de inteligencia artificial propios ni de terceros.

DentalNote tampoco realiza actualmente decisiones clínicas automatizadas, elaboración automatizada de perfiles de pacientes ni recomendaciones diagnósticas mediante inteligencia artificial.

Herramientas de inteligencia artificial pueden ser utilizadas como apoyo durante procesos internos de desarrollo y mejora del software. Esto no implica proporcionar a dichas herramientas acceso directo a las bases de datos clínicas de DentalNote.

Si en el futuro DentalNote incorpora funcionalidades de inteligencia artificial que impliquen tratamiento de información de pacientes, esta política será actualizada y se adoptarán previamente las medidas legales, contractuales y técnicas correspondientes.

11. Infraestructura y proveedores tecnológicos

Para operar el servicio, DentalNote utiliza proveedores tecnológicos especializados.

Los principales proveedores utilizados actualmente incluyen:

Hetzner Online GmbH

Proveedor de infraestructura de servidores. La infraestructura principal de producción de DentalNote se encuentra alojada en Núremberg, Alemania.

Cloudflare, Inc.

Utilizado para almacenamiento de objetos mediante Cloudflare R2. El bucket privado dentalnote-media-prod, ubicado en Eastern North America (ENAM), almacena documentos, radiografías, fotografías, consentimientos y archivos clínicos. El bucket separado dentalnote-db-backups, también ubicado en ENAM, almacena respaldos de PostgreSQL y no cuenta con dominio personalizado ni Public Development URL habilitada. ENAM describe la ubicación del servicio y no implica residencia en Europa.

Resend / Plus Five Five, Inc.

Utilizado para correos electrónicos transaccionales, con procesamiento principal en Estados Unidos y sujeto al DPA y mecanismos contractuales del proveedor.

Google LLC / Gmail

Puede utilizarse como canal externo de soporte administrativo general. Gmail de consumo no se considera subencargado contractual para el tratamiento rutinario de datos clínicos ni se presenta como servicio cubierto por un DPA empresarial.

Los canales externos de soporte no están destinados al envío rutinario de fichas completas, radiografías, diagnósticos o documentos clínicos sensibles. DentalNote procura minimizar la información personal tratada por estos canales y no solicita fichas clínicas completas por correo salvo que sea estrictamente necesario para resolver una incidencia.

DentalNote podrá modificar o incorporar proveedores tecnológicos cuando resulte necesario para operar, mejorar o proteger el servicio.

Cuando un proveedor participe en el tratamiento de datos personales, su utilización estará limitada a las finalidades necesarias para proporcionar el servicio correspondiente y sujeta a las condiciones contractuales y de seguridad aplicables.

DentalNote no considera a Coolify como un tercero que recibe datos clínicos por el solo hecho de utilizarlo como herramienta autohospedada para administrar su propia infraestructura.

12. Transferencias internacionales

DentalNote utiliza infraestructura y proveedores tecnológicos ubicados o que pueden operar fuera de Chile.

En particular, la infraestructura principal de aplicación y base de datos se encuentra actualmente en Núremberg, Alemania; Cloudflare R2 presta almacenamiento desde Eastern North America (ENAM); y Resend realiza su procesamiento principal en Estados Unidos.

ENAM es una ubicación del servicio de Cloudflare y no constituye una afirmación de residencia en la Unión Europea. DentalNote no afirma que los datos residan en Chile ni que toda su infraestructura esté en Europa. Otros proveedores pueden procesar información desde diferentes jurisdicciones de acuerdo con su infraestructura y redes de subprocesadores.

DentalNote adoptará las medidas contractuales, técnicas y organizativas exigidas por la legislación aplicable para las operaciones internacionales de tratamiento de datos.

A partir de la entrada en vigencia de la Ley N.º 21.719, las transferencias internacionales se realizarán de acuerdo con los mecanismos, garantías y condiciones reconocidos por dicha normativa.

13. Seguridad de la información

DentalNote adopta medidas técnicas y organizativas destinadas a proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información tratada mediante la plataforma.

Entre las medidas existentes se encuentran:

  • utilización de conexiones HTTPS;
  • mecanismos de autenticación y recuperación segura de contraseñas;
  • almacenamiento de contraseñas mediante funciones criptográficas de hash;
  • protección de sesiones y cierre automático después de períodos de inactividad;
  • controles destinados a limitar intentos reiterados de autenticación;
  • protección de las operaciones autenticadas frente a solicitudes no autorizadas;
  • cuentas individuales, roles, permisos y membresías asociadas a cada clínica;
  • separación lógica de la información correspondiente a distintas organizaciones;
  • restricciones de acceso a información clínica según el usuario y sus permisos;
  • protección de documentos, radiografías y otros archivos clínicos mediante autenticación y autorización;
  • controles sobre archivos cargados a la plataforma;
  • registros de determinados accesos, descargas, exportaciones, bloqueos y cambios relevantes;
  • mecanismos destinados a evitar que datos clínicos sensibles sean incorporados innecesariamente a los metadatos de auditoría;
  • administración de credenciales y secretos separadamente del código fuente;
  • respaldos automáticos destinados a recuperación ante incidentes.

Los documentos y archivos clínicos no son publicados directamente como archivos de acceso público mediante la plataforma.

DentalNote revisa y puede actualizar sus medidas de seguridad de acuerdo con los riesgos identificados, la evolución de la plataforma y la tecnología disponible.

Ningún sistema informático puede garantizar la eliminación absoluta de todo riesgo de seguridad.

14. Respaldos

DentalNote mantiene respaldos automáticos de su base de datos destinados a permitir la recuperación del servicio frente a incidentes técnicos.

Actualmente:

  • se generan respaldos automáticos diarios;
  • se conserva una ventana rotativa de hasta 30 días;
  • los respaldos se almacenan en un bucket privado de Cloudflare R2;
  • el almacenamiento de respaldos se mantiene separado del servidor principal de producción.

Los respaldos se utilizan para continuidad operacional y recuperación ante incidentes y no constituyen sistemas destinados al acceso ordinario a información clínica.

15. Conservación, término del servicio y eliminación

Mientras una organización mantenga activo el servicio, DentalNote conservará la información gestionada por dicha organización de acuerdo con las funciones contratadas y las instrucciones del responsable.

Cuando finalice la relación contractual:

Período de salida

La organización dispondrá de hasta 25 días para acceder a su información y realizar las exportaciones disponibles.

Durante este período, DentalNote podrá limitar la cuenta a funciones de consulta, administración necesaria y exportación.

Eliminación de sistemas activos

Transcurridos 25 días desde la terminación del servicio, DentalNote eliminará los datos de la organización de sus sistemas activos, salvo aquellos antecedentes cuya conservación sea exigida directamente a DentalNote por una obligación legal.

El prestador de salud es responsable de haber exportado previamente la información que deba conservar conforme a sus propias obligaciones legales.

Copias de respaldo

Después de la eliminación de los sistemas activos pueden subsistir temporalmente copias residuales dentro de respaldos generados previamente.

Estas copias:

  • no se utilizan para finalidades ordinarias;
  • permanecen exclusivamente dentro de los mecanismos de recuperación;
  • son eliminadas conforme al ciclo normal de rotación;
  • pueden permanecer durante un máximo adicional de hasta 30 días.

Por lo tanto, la eliminación desde los sistemas activos ocurre dentro del período de 25 días, mientras que determinadas copias residuales pueden desaparecer posteriormente conforme a la rotación de los respaldos.

16. Otras reglas de conservación

Como política general:

Registros técnicos y de seguridad: podrán conservarse hasta 12 meses cuando sean necesarios para seguridad, prevención de abusos, investigación de incidentes o trazabilidad.

Comunicaciones de soporte: podrán conservarse hasta 24 meses desde el cierre de una incidencia, salvo que exista una razón contractual, legal o de seguridad que justifique un plazo diferente.

Información comercial y contractual: se conservará durante la relación con el cliente y posteriormente durante el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales o gestionar eventuales responsabilidades.

Documentación tributaria y de facturación: será conservada durante los períodos establecidos por la legislación aplicable.

Información clínica: será tratada mientras la clínica mantenga el servicio y conforme a las instrucciones del prestador, sin perjuicio de la obligación legal del prestador de conservar la ficha clínica durante el período correspondiente.

DentalNote podrá conservar determinada información por períodos superiores cuando exista una obligación legal, orden de autoridad competente, controversia pendiente o necesidad legítima de preservar evidencia de seguridad.

17. Exportación de información

DentalNote proporciona mecanismos que permiten a las clínicas exportar información gestionada mediante la plataforma.

Actualmente determinadas categorías de información pueden ser exportadas en formatos como Excel.

La clínica puede utilizar estas herramientas durante la vigencia del servicio y durante el período de salida aplicable.

DentalNote podrá incorporar progresivamente nuevos mecanismos o formatos de exportación destinados a facilitar la portabilidad y conservación de la información.

18. Cookies y tecnologías necesarias

DentalNote utiliza cookies y tecnologías estrictamente necesarias para el funcionamiento y seguridad de la plataforma.

Estas tecnologías pueden ser utilizadas para:

  • mantener una sesión autenticada;
  • proteger operaciones realizadas dentro de la plataforma;
  • mantener determinadas configuraciones necesarias para la sesión;
  • prevenir usos no autorizados.

Actualmente DentalNote no utiliza cookies publicitarias para elaborar perfiles de pacientes ni utiliza datos clínicos para crear audiencias publicitarias.

Si en el futuro se incorporan herramientas de analítica o publicidad que requieran mecanismos adicionales de información o consentimiento, esta política será actualizada antes de su utilización cuando corresponda.

19. WhatsApp y enlaces externos

DentalNote puede permitir que un usuario abra WhatsApp utilizando el número telefónico configurado en la plataforma.

Esta función opera mediante un enlace que entrega posteriormente el control al servicio de WhatsApp disponible en el dispositivo o navegador del usuario.

DentalNote no opera actualmente una integración directa con la API de WhatsApp para esta función ni almacena dentro de DentalNote las conversaciones que posteriormente se realizan mediante WhatsApp.

Una vez que el usuario accede a un servicio externo, el tratamiento posterior de información realizado por dicho servicio estará sujeto a sus propias políticas y condiciones.

20. Comunicaciones y recordatorios

DentalNote puede enviar comunicaciones necesarias para el funcionamiento del servicio, incluyendo correos relacionados con cuentas, seguridad, soporte y determinadas funciones de gestión de citas.

Algunas comunicaciones pueden contener enlaces públicos destinados a permitir al paciente realizar acciones específicas relacionadas con una cita.

DentalNote procura limitar el contenido de estas comunicaciones a la información necesaria para cumplir su finalidad.

21. Soporte

El soporte de DentalNote se proporciona actualmente principalmente mediante correo electrónico.

Se recomienda a los usuarios no enviar fichas clínicas completas, radiografías u otra información sensible por correo electrónico salvo que sea estrictamente necesario para resolver una incidencia.

Cuando sea posible, los problemas deben ser informados utilizando datos mínimos, identificadores internos o capturas que eviten exponer información innecesaria de pacientes.

22. Derechos de los titulares

Las personas pueden ejercer los derechos reconocidos por la legislación aplicable respecto de sus datos personales.

Cuando una solicitud se refiera a datos de un paciente tratados por una clínica o profesional mediante DentalNote, el prestador de salud es el responsable de atender dicha solicitud.

DentalNote colaborará con el prestador cuando resulte necesaria una operación técnica para dar cumplimiento a una solicitud válida.

Cuando DentalNote actúe directamente como responsable —por ejemplo, respecto de información de cuentas, clientes, comunicaciones o soporte— la persona podrá dirigir su solicitud directamente a DentalNote.

A partir de la entrada en vigencia del régimen introducido por la Ley N.º 21.719, los titulares contarán, en los términos establecidos por dicha legislación, con derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y bloqueo.

Desde esa fecha, cuando el consentimiento sea la base jurídica aplicable, el titular podrá retirarlo en los términos previstos por la ley y podrá reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales en los casos legalmente contemplados.

El ejercicio de un derecho de supresión no implica necesariamente que pueda eliminarse una ficha clínica u otra información que un prestador tenga obligación legal de conservar.

23. Incidentes y vulneraciones de seguridad

DentalNote mantiene procedimientos destinados a detectar, evaluar, contener y gestionar incidentes que puedan comprometer datos personales.

Cuando DentalNote actúe como encargado y un incidente afecte información tratada por cuenta de un prestador, DentalNote informará al responsable correspondiente sin dilaciones indebidas una vez que cuente con antecedentes suficientes para hacerlo.

DentalNote colaborará con el responsable proporcionando la información razonablemente disponible para evaluar el incidente y adoptar las medidas correspondientes.

Cuando DentalNote actúe como responsable directo, realizará las comunicaciones a las autoridades y titulares afectados que sean exigidas por la legislación aplicable.

24. Confidencialidad

DentalNote limita el acceso a información personal y clínica a los usuarios, prestadores y personas que requieran dicho acceso para cumplir sus funciones y cuenten con la autorización correspondiente.

Las personas que tengan acceso a información personal deberán respetar su carácter confidencial.

DentalNote no utilizará información clínica para finalidades propias distintas de aquellas necesarias para proporcionar, proteger y mantener el servicio.

25. Solicitudes de autoridades y obligaciones legales

DentalNote podrá comunicar información cuando exista una obligación legal válida, una resolución judicial, una instrucción de autoridad competente u otra circunstancia autorizada por la legislación.

Cuando corresponda y sea legalmente posible, DentalNote limitará la información entregada a aquella necesaria para cumplir la solicitud.

26. Cambios en esta Política de Privacidad

DentalNote podrá actualizar esta política cuando existan cambios legales, regulatorios, tecnológicos, de infraestructura, proveedores o funcionalidades del servicio.

La versión vigente estará disponible en el sitio web de DentalNote e indicará su fecha de actualización.

Cuando un cambio sea sustancial, DentalNote podrá informarlo adicionalmente mediante la plataforma, correo electrónico u otros canales disponibles.

27. Contacto y ejercicio de derechos

Para consultas relacionadas con privacidad, protección de datos personales, ejercicio de derechos o incidentes relacionados con información personal puede contactarse a:

DentalNote

Sebastián Andrés Sánchez Aguilera

RUT: 19.672.418-4

El Carmen 1545, Maipú, Chile

Correo: privacidad@dentalnote.cl

Cuando la consulta se relacione con una ficha clínica o información de un paciente administrada por una clínica mediante DentalNote, se recomienda contactar en primer término al prestador de salud responsable de dicha ficha.