Términos y Condiciones de Uso de DentalNote
Versión: 2.0
Última actualización: 8 de septiembre de 2026
1. Identificación
DentalNote es un servicio tecnológico de gestión clínica y administrativa orientado principalmente a odontólogos, clínicas y centros odontológicos.
El servicio es operado por:
DentalNote
Responsable: Sebastián Andrés Sánchez Aguilera, persona natural
RUT: 19.672.418-4
Domicilio: El Carmen 1545, Maipú, Chile
Contacto administrativo: administraciondentalnote@gmail.com
Contacto de privacidad: privacidad@dentalnote.cl
En estos Términos, “DentalNote”, “la Plataforma” o “el Servicio” se referirán, según corresponda, al servicio tecnológico DentalNote y a su operador.
2. Definiciones
Para efectos de estos Términos:
Cliente: persona natural o jurídica, clínica, centro odontológico, profesional u otra organización autorizada para utilizar DentalNote.
Usuario Autorizado: persona habilitada por un Cliente para acceder a DentalNote mediante una cuenta y permisos determinados.
Prestador: clínica, centro odontológico, odontólogo u otro prestador de salud que utiliza DentalNote para gestionar información relacionada con sus pacientes.
Paciente: persona cuya información administrativa o clínica es registrada o gestionada por un Prestador mediante DentalNote.
Plataforma: software, infraestructura, funcionalidades y servicios que conforman DentalNote.
Datos del Cliente: información incorporada, generada o administrada por el Cliente y sus Usuarios Autorizados mediante DentalNote.
Datos personales: información relativa a personas naturales identificadas o identificables conforme a la legislación aplicable.
Información clínica: antecedentes relacionados con la salud o atención de un paciente, incluyendo aquellos que formen parte de su ficha clínica.
3. Aceptación y ámbito de aplicación
Estos Términos regulan el acceso y utilización de DentalNote.
Al crear o utilizar una cuenta, aceptar electrónicamente estos Términos o acceder al Servicio bajo un plan, programa beta o acuerdo particular, el Cliente declara conocer y aceptar estos Términos y los documentos que resulten aplicables.
Cuando una persona actúe en representación de una clínica, sociedad u otra organización, declara contar con facultades suficientes para actuar en su nombre.
Forman parte del marco contractual y regulatorio aplicable a DentalNote, según corresponda:
- estos Términos;
- la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales;
- las Condiciones de Uso Beta;
- las condiciones particulares del plan o servicio;
- el Acuerdo de Tratamiento de Datos que pueda existir entre las partes;
- otros acuerdos particulares expresamente aceptados.
En materias de privacidad y tratamiento de datos personales, estos Términos deben interpretarse de manera coherente con la Política de Privacidad vigente y con los acuerdos específicos de tratamiento de datos aplicables.
4. Descripción del Servicio
DentalNote es una plataforma tecnológica destinada a apoyar la gestión clínica y administrativa de prestadores odontológicos.
Dependiendo de las funcionalidades disponibles y habilitadas para cada organización, DentalNote puede proporcionar herramientas para:
- gestión de pacientes;
- agenda y administración de citas;
- ficha clínica odontológica;
- odontogramas;
- anamnesis;
- evoluciones clínicas;
- tratamientos y prestaciones;
- presupuestos;
- recetas e indicaciones;
- documentos y consentimientos;
- fotografías, radiografías, exámenes y otros archivos;
- información administrativa relacionada con pacientes;
- gestión de profesionales y equipos;
- usuarios, roles y permisos;
- comunicaciones operativas y relacionadas con citas;
- auditoría y trazabilidad;
- exportación de información;
- seguridad y administración de accesos;
- otras funciones incorporadas progresivamente a la Plataforma.
La descripción específica del tratamiento de información asociado a estas funcionalidades se encuentra en la Política de Privacidad vigente.
5. DentalNote no presta servicios de salud
DentalNote proporciona infraestructura y herramientas tecnológicas.
DentalNote no:
- presta directamente atenciones odontológicas o de salud;
- diagnostica pacientes;
- prescribe tratamientos por cuenta propia;
- sustituye el criterio de un profesional habilitado;
- asume la responsabilidad clínica correspondiente al prestador;
- garantiza que la utilización de la Plataforma sustituya las obligaciones profesionales, sanitarias o regulatorias aplicables al Cliente.
Las decisiones clínicas, diagnósticos, tratamientos, indicaciones, procedimientos y contenidos incorporados a una ficha clínica son responsabilidad de los profesionales y prestadores correspondientes.
6. Cuentas, usuarios y credenciales
Cada Usuario Autorizado debe utilizar una cuenta individual.
Las credenciales son personales y no deben ser compartidas.
El Cliente es responsable de:
- determinar qué personas pueden acceder a su organización;
- asignar roles y permisos adecuados;
- mantener actualizada la información de sus usuarios;
- retirar los accesos cuando una persona deje de estar autorizada;
- procurar que sus Usuarios Autorizados conozcan y respeten estos Términos;
- adoptar medidas razonables para proteger las credenciales utilizadas para acceder a DentalNote.
Los usuarios deben informar oportunamente cuando detecten o sospechen accesos no autorizados a sus cuentas.
DentalNote podrá registrar determinados eventos de autenticación, seguridad, acceso y utilización de funciones cuando ello resulte necesario para operar, proteger o mantener la trazabilidad del Servicio, de acuerdo con la Política de Privacidad.
7. Obligaciones del Cliente y del Prestador
El Cliente es responsable de utilizar DentalNote conforme a estos Términos y a la legislación aplicable.
En particular, corresponde al Cliente y, cuando proceda, al Prestador:
- contar con las habilitaciones profesionales y sanitarias que correspondan;
- determinar la legitimidad del tratamiento de los datos de sus pacientes;
- proporcionar la información y obtener los consentimientos o autorizaciones exigidos por la normativa aplicable;
- incorporar información pertinente, correcta y suficientemente actualizada;
- registrar oportunamente la información clínica que corresponda;
- administrar adecuadamente los usuarios, roles y permisos;
- mantener la confidencialidad de las fichas clínicas y datos personales;
- atender las solicitudes de los pacientes cuando legalmente le corresponda;
- cumplir las obligaciones legales de conservación de fichas clínicas;
- revisar los documentos y contenidos antes de utilizarlos para fines clínicos;
- utilizar las herramientas de exportación cuando necesite conservar información fuera de DentalNote;
- exportar y conservar la información necesaria cuando finalice su relación con DentalNote.
La utilización de DentalNote no transfiere al operador de la Plataforma las obligaciones sanitarias propias del Prestador.
8. Rol de las partes respecto de datos personales
El tratamiento de datos personales se rige principalmente por la Política de Privacidad de DentalNote y, cuando corresponda, por un Acuerdo de Tratamiento de Datos.
Respecto de los datos personales y clínicos de pacientes incorporados por una clínica, centro odontológico, odontólogo u otro Prestador:
- el Prestador determina las finalidades del tratamiento y actúa como responsable de esos datos;
- DentalNote actúa como encargado del tratamiento cuando procesa esos datos por cuenta del Prestador para proporcionar el Servicio.
DentalNote no adquiere derechos sobre la información clínica de los pacientes por el hecho de almacenarla o procesarla.
DentalNote no podrá utilizar dicha información para finalidades propias incompatibles con la prestación del Servicio.
DentalNote podrá actuar directamente como responsable respecto de información necesaria para gestionar su propia relación con clientes y usuarios, incluyendo cuentas, contratación, administración del servicio, soporte, comunicaciones, seguridad y facturación, en los términos establecidos por la Política de Privacidad.
Los derechos reconocidos legalmente a pacientes y demás titulares de datos personales no se ven afectados por estos Términos.
9. Información clínica y ficha clínica
La información relacionada con la salud constituye información especialmente protegida por la legislación aplicable.
DentalNote proporciona herramientas tecnológicas destinadas a facilitar el registro, almacenamiento, consulta, protección y exportación de información clínica.
La responsabilidad sanitaria y legal sobre:
- elaboración;
- contenido;
- exactitud;
- pertinencia;
- actualización;
- confidencialidad;
- acceso;
- conservación
de la ficha clínica corresponde al Prestador en los términos establecidos por la legislación aplicable.
La legislación chilena exige actualmente a los prestadores conservar las fichas clínicas durante el período legal aplicable.
La terminación de DentalNote no extingue ni transfiere esa obligación.
El Prestador es responsable de exportar y conservar la información que deba mantener después de finalizado el Servicio.
10. Menores de edad y representantes
DentalNote puede ser utilizado por los Prestadores para registrar información de niños, niñas y adolescentes cuando ello resulte necesario para proporcionar atención de salud.
Corresponde al Prestador determinar los requisitos legales, consentimientos, autorizaciones y representación aplicables en cada caso.
Cuando corresponda, el Prestador deberá obtener la intervención del padre, madre, representante legal o adulto responsable habilitado conforme a la legislación aplicable.
11. Obligaciones de DentalNote
DentalNote procurará:
- proporcionar el Servicio conforme a estos Términos;
- tratar los datos de pacientes conforme a las instrucciones del Prestador cuando actúe como encargado;
- adoptar medidas técnicas y organizativas destinadas a proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información;
- mantener mecanismos de autenticación y control de acceso;
- mantener separación lógica entre organizaciones;
- limitar el acceso interno a información personal y clínica a los casos necesarios para operar, mantener, proteger o prestar soporte al Servicio;
- proporcionar las funcionalidades de exportación disponibles;
- mantener mecanismos de continuidad y recuperación conforme a las características descritas en la Política de Privacidad;
- gestionar razonablemente los incidentes técnicos y de seguridad;
- colaborar con los responsables cuando resulte necesario para responder solicitudes válidas relacionadas con datos personales;
- informar incidentes que afecten datos personales cuando corresponda conforme a su rol y a la legislación aplicable.
Las medidas de seguridad vigentes y sus características concretas se describen en la Política de Privacidad.
Ningún sistema informático puede garantizar disponibilidad absoluta ni eliminación total de todo riesgo de seguridad.
12. Confidencialidad
Las partes deberán proteger la información confidencial a la que accedan con ocasión de su relación y utilizarla únicamente para las finalidades autorizadas.
DentalNote tratará la información personal y clínica de acuerdo con su carácter confidencial y limitará su acceso a usuarios, Prestadores, personas autorizadas y proveedores que requieran intervenir legítimamente en la prestación, protección o mantenimiento del Servicio.
DentalNote no utilizará información clínica para finalidades propias distintas de aquellas necesarias para proporcionar, proteger y mantener el Servicio.
La obligación de confidencialidad subsistirá después del término de la relación respecto de aquella información que por su naturaleza o por disposición legal deba mantenerse reservada.
No constituirá incumplimiento la comunicación de información cuando exista una obligación legal válida, resolución judicial, instrucción de autoridad competente u otra circunstancia autorizada por la legislación.
13. Proveedores tecnológicos y servicios de terceros
DentalNote utiliza proveedores tecnológicos para operar determinadas partes del Servicio.
La identificación de proveedores, funciones que cumplen, ubicaciones relevantes, transferencias internacionales y demás información asociada al tratamiento de datos personales se encuentra en la Política de Privacidad vigente.
DentalNote podrá modificar o incorporar proveedores cuando resulte necesario para operar, mantener, mejorar o proteger el Servicio, sujeto a las obligaciones legales y contractuales aplicables.
Determinadas funcionalidades pueden permitir al usuario abrir o utilizar servicios externos.
Cuando el usuario acceda voluntariamente a un servicio independiente de un tercero, el tratamiento realizado posteriormente por dicho tercero estará sujeto a sus propias condiciones y políticas.
14. Comunicaciones
DentalNote podrá enviar comunicaciones necesarias para la operación del Servicio, incluyendo comunicaciones relacionadas con:
- cuentas;
- autenticación;
- seguridad;
- soporte;
- citas;
- confirmaciones;
- cancelaciones;
- solicitudes de reagendamiento;
- administración del Servicio.
Algunas comunicaciones relacionadas con citas pueden incluir enlaces destinados a permitir al paciente realizar acciones específicas.
DentalNote procurará limitar la información incluida en estas comunicaciones a aquella necesaria para cumplir su finalidad.
Las características actuales de los canales de comunicación utilizados por DentalNote se describen en la Política de Privacidad.
15. Soporte
DentalNote proporcionará soporte mediante los canales que mantenga habilitados.
Los usuarios deberán evitar enviar información clínica sensible innecesaria a través de canales externos de soporte.
Cuando sea posible, las incidencias deberían informarse mediante:
- datos mínimos;
- identificadores internos;
- capturas que eviten exponer información innecesaria;
- antecedentes técnicos suficientes para diagnosticar el problema.
Los niveles específicos de soporte o tiempos de respuesta solo serán vinculantes cuando exista un plan, acuerdo o condición contractual que expresamente los establezca.
16. Uso aceptable y conductas prohibidas
Está prohibido utilizar DentalNote para:
- acceder o intentar acceder a información sin autorización;
- vulnerar o intentar vulnerar mecanismos de autenticación, permisos o seguridad;
- compartir deliberadamente credenciales personales;
- obtener información correspondiente a otra organización sin autorización;
- introducir malware, código malicioso o mecanismos destinados a afectar la Plataforma;
- interferir injustificadamente con la disponibilidad o funcionamiento del Servicio;
- realizar accesos automatizados abusivos o no autorizados;
- utilizar datos personales para finalidades ilícitas;
- enviar comunicaciones ilícitas o no autorizadas;
- suplantar la identidad de otras personas;
- copiar, comercializar o redistribuir la Plataforma sin autorización;
- realizar ingeniería inversa fuera de los casos permitidos por la legislación;
- copiar, divulgar o utilizar indebidamente información clínica;
- utilizar DentalNote para cualquier actividad contraria a la legislación aplicable.
DentalNote podrá adoptar medidas razonables para proteger la Plataforma, sus usuarios y la información tratada frente a estas actividades.
17. Propiedad intelectual
El software, código, interfaz, diseño, documentación, marca, logotipos y demás elementos propios de DentalNote pertenecen a su titular o a sus respectivos licenciantes.
Durante la vigencia de su autorización para utilizar el Servicio, el Cliente recibe una licencia limitada, no exclusiva, no transferible y revocable para utilizar la Plataforma conforme a estos Términos.
Esta licencia no implica transferencia de propiedad intelectual sobre DentalNote.
DentalNote no adquiere derechos de explotación sobre la información clínica incorporada por el Cliente, sin perjuicio de las operaciones técnicas necesarias para almacenarla, organizarla, respaldarla, transmitirla, protegerla o procesarla exclusivamente para proporcionar el Servicio en los términos establecidos por la Política de Privacidad.
18. Planes y condiciones comerciales
Las funcionalidades habilitadas, cantidad de usuarios, límites, período de contratación, precios y demás condiciones comerciales aplicables serán aquellas informadas en el plan, propuesta, programa beta o acuerdo correspondiente.
Cuando existan servicios pagados, las condiciones aplicables deberán identificar, según corresponda:
- precio;
- impuestos;
- periodicidad;
- período contratado;
- modalidad de renovación;
- forma de pago;
- condiciones de cancelación.
Los precios o planes expresamente identificados como futuros, referenciales, preliminares o en evaluación no constituyen por sí solos una oferta contractual definitiva.
DentalNote podrá modificar condiciones comerciales para períodos futuros, informándolo conforme a las condiciones aplicables.
Una modificación de precio no afectará retroactivamente períodos ya pagados.
19. Disponibilidad, mantenimiento y continuidad
DentalNote procura mantener la Plataforma disponible y operativa.
Sin embargo, pueden producirse interrupciones o limitaciones por:
- mantenimiento;
- actualizaciones;
- correcciones;
- incidentes técnicos;
- incidentes de seguridad;
- fallas de infraestructura;
- fallas de conectividad;
- actuaciones de proveedores;
- ataques informáticos;
- instrucciones de autoridad;
- fuerza mayor;
- otras circunstancias razonablemente fuera del control de DentalNote.
Cuando resulte razonablemente posible, los mantenimientos programados que puedan producir interrupciones relevantes serán informados mediante los canales disponibles.
Los niveles de disponibilidad, tiempos de respuesta, objetivos de recuperación o compromisos específicos de servicio solo tendrán carácter contractual cuando hayan sido expresamente acordados.
Las características actuales de respaldo y recuperación del Servicio se describen en la Política de Privacidad.
20. Suspensión
DentalNote podrá limitar o suspender temporalmente una cuenta cuando resulte razonablemente necesario debido a:
- un riesgo relevante de seguridad;
- uso ilícito;
- intento de acceso no autorizado;
- incumplimiento material de estos Términos;
- requerimiento válido de una autoridad competente;
- falta de pago cuando exista una obligación vencida;
- riesgo inmediato para la Plataforma, otros clientes o terceros.
Cuando las circunstancias lo permitan, DentalNote procurará comunicar la suspensión y entregar una oportunidad razonable para corregir el incumplimiento.
Las medidas urgentes destinadas a contener incidentes de seguridad podrán adoptarse sin aviso previo cuando resulte necesario.
21. Terminación, exportación y eliminación
El Cliente podrá terminar su utilización de DentalNote conforme a las condiciones del plan, programa beta o acuerdo particular aplicable.
DentalNote podrá poner término al Servicio cuando exista:
- incumplimiento material de estos Términos;
- uso ilícito;
- riesgo grave de seguridad;
- falta de pago, cuando corresponda;
- otra causa contractual o legal aplicable.
Cuando finalice la relación contractual, se aplicará el procedimiento de salida establecido en la Política de Privacidad vigente.
Actualmente:
Período de salida
La organización dispondrá de hasta 25 días para acceder a su información y realizar las exportaciones disponibles.
Durante este período, DentalNote podrá limitar la cuenta a funciones de consulta, administración necesaria y exportación.
Eliminación de sistemas activos
Transcurridos 25 días desde la terminación del Servicio, DentalNote eliminará los datos de la organización de sus sistemas activos, salvo aquellos antecedentes cuya conservación sea exigida directamente a DentalNote por una obligación legal.
Respaldos
Después de la eliminación desde los sistemas activos podrán subsistir temporalmente copias residuales dentro de respaldos previamente generados.
Estas copias no estarán destinadas al uso ordinario y serán eliminadas conforme al ciclo normal de rotación definido en la Política de Privacidad.
Actualmente determinadas copias residuales pueden permanecer durante un máximo adicional de hasta 30 días.
El Prestador es responsable de exportar previamente la información que deba conservar en virtud de sus propias obligaciones legales.
La terminación de DentalNote no extingue la obligación del Prestador de conservar fichas clínicas cuando la legislación así lo exija.
22. Incidentes y seguridad
DentalNote mantiene procedimientos destinados a detectar, evaluar, contener y gestionar incidentes que puedan comprometer información personal.
Cuando DentalNote actúe como encargado y un incidente afecte información tratada por cuenta de un Prestador, DentalNote informará al responsable correspondiente en los términos establecidos por la Política de Privacidad y la legislación aplicable.
DentalNote colaborará proporcionando la información razonablemente disponible para permitir al responsable evaluar el incidente y adoptar las medidas correspondientes.
Cuando DentalNote actúe directamente como responsable, realizará las comunicaciones que le correspondan conforme a la legislación aplicable.
La existencia de medidas de seguridad no significa que pueda garantizarse ausencia absoluta de incidentes.
23. Inteligencia artificial y funcionalidades automatizadas
Las condiciones actuales relativas al uso de inteligencia artificial y al tratamiento de información de pacientes mediante este tipo de tecnologías se encuentran establecidas en la Política de Privacidad vigente.
DentalNote no incorporará funcionalidades que impliquen un cambio material en la utilización de información de pacientes mediante inteligencia artificial sin adoptar previamente las medidas legales, contractuales, técnicas y de transparencia que correspondan.
Cuando sea necesario, la Política de Privacidad y demás documentos aplicables serán actualizados antes de la utilización de dichas funcionalidades.
24. Programas beta y funcionalidades experimentales
DentalNote puede proporcionar acceso a versiones beta, pilotos, pruebas o funcionalidades experimentales.
Cuando corresponda, se aplicarán adicionalmente las Condiciones de Uso Beta vigentes.
Las funcionalidades beta pueden:
- cambiar durante el desarrollo;
- presentar errores;
- ser modificadas;
- ser reemplazadas;
- ser suspendidas;
- ser retiradas.
La condición beta no elimina las obligaciones de confidencialidad, privacidad, seguridad ni cumplimiento legal que correspondan a las partes.
Las condiciones específicas de un programa beta prevalecerán respecto de estos Términos únicamente en las materias particulares que regulen expresamente.
25. Responsabilidad
DentalNote será responsable por sus propios actos en los términos establecidos por la legislación aplicable.
En la máxima medida permitida por la ley, DentalNote no será responsable por consecuencias directamente atribuibles a:
- decisiones clínicas adoptadas por el Cliente o sus profesionales;
- diagnósticos o tratamientos determinados por terceros;
- información incorrecta, incompleta o desactualizada incorporada por usuarios;
- utilización indebida de credenciales imputable al Cliente o Usuario Autorizado;
- configuraciones de roles o permisos determinadas incorrectamente por el Cliente;
- instrucciones ilícitas impartidas por el Cliente;
- utilización del Servicio en contravención a estos Términos;
- fallas de dispositivos, redes o servicios externos fuera del control razonable de DentalNote;
- actuaciones de terceros fuera del control razonable de DentalNote.
Nada de lo establecido en estos Términos excluye ni limita responsabilidades que conforme a la legislación aplicable no puedan ser excluidas o limitadas.
DentalNote no garantiza que la utilización de la Plataforma permita por sí sola al Cliente cumplir todas sus obligaciones sanitarias, regulatorias, profesionales, laborales, tributarias, contractuales o de otra naturaleza.
26. Modificaciones del Servicio
DentalNote podrá incorporar, modificar, mejorar o retirar funcionalidades para mantener la seguridad, evolución, estabilidad y utilidad de la Plataforma.
Cuando un cambio pueda afectar materialmente una funcionalidad contratada, DentalNote procurará informarlo con anticipación razonable cuando ello resulte posible.
Los cambios necesarios por razones urgentes de seguridad, estabilidad técnica, cumplimiento legal o instrucciones de autoridad podrán realizarse inmediatamente.
27. Modificaciones de estos Términos
DentalNote podrá actualizar estos Términos para reflejar cambios:
- legales;
- regulatorios;
- técnicos;
- comerciales;
- funcionales;
- de seguridad;
- relacionados con la evolución del Servicio.
Cada versión deberá indicar su fecha de actualización.
Los cambios materiales podrán ser informados mediante:
- la Plataforma;
- el correo electrónico asociado a la cuenta;
- el sitio web;
- otro canal apropiado.
Cuando la naturaleza de una modificación requiera una nueva aceptación, DentalNote podrá solicitarla antes de continuar utilizando determinadas funcionalidades.
Los cambios no tendrán efecto retroactivo salvo que ello sea exigido o permitido por la legislación aplicable.
28. Comunicaciones contractuales
Las comunicaciones relacionadas con la cuenta, seguridad, soporte, operación y relación contractual podrán realizarse mediante:
- la Plataforma;
- el correo electrónico asociado al Cliente;
- los canales de soporte habilitados;
- otros medios expresamente acordados.
El Cliente es responsable de mantener actualizada su información de contacto.
29. Generalidades
Estos Términos, junto con la Política de Privacidad, las condiciones particulares aplicables y los demás documentos expresamente incorporados a la relación entre las partes, constituyen el marco contractual aplicable al uso de DentalNote.
Si alguna disposición fuese declarada inválida o inaplicable, las demás disposiciones conservarán su vigencia en la medida permitida por la legislación.
La falta de ejercicio inmediato de un derecho no constituye renuncia al mismo.
El Cliente no podrá transferir a terceros su acceso, cuenta o posición contractual cuando ello implique eludir las reglas de usuarios, permisos o contratación aplicables.
DentalNote podrá utilizar proveedores y subencargados para proporcionar componentes del Servicio conforme a la Política de Privacidad, acuerdos de tratamiento de datos y legislación aplicable.
30. Legislación aplicable y controversias
Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Chile.
Las partes procurarán resolver de buena fe cualquier diferencia relacionada con el Servicio.
Cuando no resulte posible alcanzar una solución, serán competentes los tribunales determinados conforme a la legislación chilena aplicable.
Nada de esta sección limita derechos, acciones o mecanismos de protección que tengan carácter irrenunciable conforme a la ley.
31. Contacto
Para consultas administrativas relacionadas con DentalNote:
administraciondentalnote@gmail.com
Para consultas relacionadas con privacidad, protección de datos personales, ejercicio de derechos o incidentes relacionados con información personal:
DentalNote
Sebastián Andrés Sánchez Aguilera
RUT: 19.672.418-4
El Carmen 1545, Maipú, Chile